Prazo curto
Revisão antes da
visita do auditor
Quando faltam poucas semanas, o trabalho muda de natureza: em vez de documentar tudo, organiza-se o que existe e transforma-se o que falta em plano de ação declarado.
Contagem regressiva
D-15
Inventário do que existe
Reunimos tudo que já está escrito, mesmo desatualizado. Em um dia se descobre que metade do material existia e ninguém sabia onde estava.
D-10
Atualização do essencial
Só os documentos dos processos que estarão no escopo da visita. Versão, data, responsável e ajuste do conteúdo ao que é feito hoje.
D-5
Plano de ação para o resto
O que não dá tempo vira plano com prazo e responsável, assinado pela direção. Lacuna declarada com plano pesa muito menos que lacuna descoberta.
D-2
Ensaio das perguntas
Meia hora com quem vai falar: onde está cada documento, o que responder quando não souber e por que "vou verificar" é melhor resposta que improviso.
Três coisas que não fazemos nessa correria
Não
Produzir documento retroativo com data anterior. Além de inútil — auditor experiente identifica —, é fraude documental e não fazemos em nenhuma circunstância.
Não
Preencher registro de execução que não aconteceu. O registro começa no dia em que o formulário é implantado, e é isso que se apresenta.
Não
Prometer que a empresa vai passar. Não temos controle sobre o que o auditor prioriza, e quem promete isso está vendendo outra coisa.
Sobre declarar a própria lacuna
Parece contraintuitivo entregar ao auditor uma lista do que falta. Na prática, é a jogada mais sólida disponível quando o prazo é curto: mostra que a empresa conhece o próprio sistema, tem controle sobre ele e já decidiu o que fazer.
A alternativa é o auditor descobrir sozinho. Aí, além da lacuna, entra na conta a impressão de que ninguém estava olhando.
O plano de ação precisa ser realista: prazo que a empresa consiga cumprir, responsável nomeado e uma primeira entrega já visível. Plano genérico com prazo de doze meses tem efeito contrário.
Faltam menos de trinta dias?
Diga a data e o que já existe. A resposta vem com o recorte possível para o prazo restante.