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A auditoria chega em sessenta dias e o procedimento nunca foi escrito

É o cenário mais comum e o mais recuperável. A operação normalmente está correta — o que falta é prova escrita de que ela é feita daquele jeito, sempre, por todo mundo. Documentamos o que já existe no formato que o auditor espera ver e listamos as lacunas com prazo para corrigir.

Como preparamos Solicitar avaliação

Inspetora registrando o controle de qualidade na linha de produção

Técnico acompanhando o processo produtivo na planta

Auditoria não reprova a operação

Reprova a ausência de registro dela. Na maioria das não conformidades que acompanhamos, a equipe fazia a coisa certa — só não havia documento dizendo que era assim, nem evidência de que tinha sido feito.

A diferença entre passar e não passar costuma ser papel, não prática.

Ver lacunas comuns Solicitar avaliação

O que o auditor pede para ver

"Me mostra onde está escrito que é assim que vocês fazem."

— a pergunta que derruba a maioria das operações

Operadores demonstrando a máquina ao inspetor

Regra prática

Procedimento sem registro de execução vale metade. Registro sem procedimento não vale nada.

Conferência de documentos na mesa de trabalho

Onde entramos

Anotações em campo durante o levantamento

Controle de processo com registro em sistema

Quatro frentes

Preparação para auditoria interna

Documentar o que é feito, no formato que a norma cobra

Lacunas de documentação mais comuns

As oito ausências que aparecem em quase toda visita

Revisão antes da visita

Conferência final quando o prazo é curto

Etapas do projeto

Do levantamento à entrega, com prazo fechado

Escopo e prazo fechados na proposta

A avaliação inicial define quantos documentos faltam e quanto tempo cada um leva. A partir daí, o preço e a data de entrega não mudam — mesmo que o levantamento revele mais trabalho do que imaginávamos.

Ver as etapas Pedir proposta

Reunião de fechamento de escopo com a diretoria

Lacunas que mais aparecem

Ver todas

Lacuna nº 1

Registro de execução que ninguém preenche na hora

A planilha existe, mas é preenchida na sexta-feira, de memória, para todos os dias da semana. O auditor percebe em dois minutos: a caligrafia é a mesma, a caneta é a mesma e os horários são redondos demais. A correção raramente é comprar sistema — é reduzir o registro ao que dá para anotar em dez segundos.

Lacuna nº 2

Procedimento sem versão nem data

Três cópias circulando, nenhuma com indicação de qual é a vigente

Lacuna nº 3

Treinamento sem evidência

A equipe foi treinada, mas não há lista assinada nem conteúdo descrito

Não conformidade anterior sem tratativa documentada

Lacuna nº 4

Não conformidade antiga sem desfecho

Apontada na visita passada, resolvida na prática, sem registro do fechamento

Processo de verificação visual em andamento

Solicitar avaliação

Uma visita de meio dia basta para dizer quantos documentos faltam, quais dão para resolver internamente e quanto tempo o conjunto leva. O relatório dessa visita é seu, independentemente de contratar o restante.

Solicitar +55 (22) 99754-1221

O que entregamos, por categoria

Documentos de sistema

Escopo

Procedimentos operacionais dos processos que a norma cobre

Escopo

Instruções de trabalho para as tarefas com risco de erro

Escopo

Fluxo de aprovação e responsabilidades nomeadas

Registros de execução

Formulário

Modelos curtos, dimensionados para o tempo real do turno

Formulário

Listas de verificação com campo de assinatura e data

Formulário

Registro de ocorrência e tratativa, com desfecho obrigatório

Evidências de apoio

Comprovação

Lista de presença de treinamento com conteúdo descrito

Comprovação

Controle de versões e histórico de alterações

Comprovação

Mapa de onde cada documento está guardado e quem responde

Perguntas frequentes

Vocês emitem certificação ou parecer de conformidade?

Não, e é importante deixar claro. Não somos organismo certificador nem auditores credenciados — se fôssemos, não poderíamos preparar e avaliar a mesma empresa. Produzimos a documentação e apontamos lacunas; quem emite parecer é o auditor da certificadora ou o auditor interno designado pela empresa.

Com quanto tempo de antecedência devemos chamar?

O confortável é de sessenta a noventa dias antes da visita. Com trinta ainda dá para fazer bastante coisa, priorizando o que costuma ser cobrado primeiro. Abaixo de quinze dias, o trabalho vira revisão de emergência: organizamos o que existe e listamos o que não dá tempo, para que a empresa apresente a lacuna como plano de ação em vez de ser pega por ela.

Precisamos mudar nosso processo?

Na maioria das vezes, não. Documentamos o que já é feito. Quando o processo atual contraria diretamente uma exigência da norma, isso aparece no relatório como lacuna de prática — separada das lacunas de registro — e a decisão sobre mudar é da empresa, não nossa.

Trabalham com qual norma?

Trabalhamos a partir do referencial que a empresa já segue ou pretende seguir, e a partir do roteiro que o auditor enviar. O formato do documento muda pouco entre referenciais; o que muda é o que precisa existir e com que evidência. Se a empresa ainda não sabe qual será o escopo da auditoria, a avaliação inicial ajuda a mapear isso.

O documento fica em algum sistema de vocês?

Nunca. Tudo é entregue em arquivo editável e guardado onde a empresa determinar. Não vendemos plataforma, não cobramos acesso e não mantemos cópia após o encerramento, exceto o que a legislação exigir.

Vocês acompanham no dia da auditoria?

Podemos estar presentes como apoio à equipe, localizando documento e organizando a apresentação do material. O que não fazemos é responder pela empresa: quem conversa com o auditor precisa ser quem executa e quem responde pelo processo.

Onde estamos

Village de Búzios, Armação dos Búzios

R. Maria de Lourdes Silva, 10 - Village de Búzios

Armação dos Búzios - RJ, 28950-715, Brasil

[email protected]

+55 (22) 99754-1221

Solicitar avaliação

Contato direto

Diga a data da auditoria e o que já existe escrito

Com essas duas informações a resposta já vem com uma estimativa de escopo. Se o prazo for curto demais para o trabalho completo, dizemos isso na primeira mensagem.

+55 (22) 99754-1221

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R. Maria de Lourdes Silva, 10 - Village de Búzios
Armação dos Búzios - RJ, 28950-715