Diagnóstico
Lacunas de documentação mais comuns
Oito ausências que aparecem em quase toda primeira visita. Nenhuma delas é sinal de operação ruim — são todas sinal de operação não registrada.
01
Registro preenchido de memória, na sexta-feira
A planilha existe e está completa demais. Mesma caneta, mesma letra, horários redondos. É a lacuna mais fácil de detectar e a mais desconfortável de discutir, porque a equipe não está mentindo: o formulário é grande demais para ser preenchido durante o trabalho. A correção é encurtar o registro, não cobrar mais disciplina.
02
Procedimento sem versão nem data de aprovação
Três cópias circulando, duas impressas em anos diferentes, nenhuma indicando qual vale. O auditor não precisa avaliar o conteúdo: a ausência de controle de versão já é apontamento.
03
Treinamento sem evidência
A equipe foi treinada — todo mundo lembra do dia, ninguém tem a lista. Falta assinatura, falta o conteúdo descrito, falta o nome de quem conduziu. Sem esses três itens, do ponto de vista da auditoria o treinamento não aconteceu.
04
Não conformidade antiga sem desfecho registrado
Apontada na visita anterior, resolvida na prática duas semanas depois, nunca formalmente encerrada. É o apontamento que mais irrita auditor, porque sugere que o sistema de tratativa não funciona — mesmo quando o problema real foi resolvido.
05
Responsabilidade sem nome
"A área de qualidade acompanha", "o setor confere". Quando a responsabilidade é de um cargo genérico ou de um coletivo, ninguém responde na hora da pergunta direta. O documento precisa nomear função específica — e alguém precisa saber que é ele.
06
Exceção que todo mundo pratica e nenhum papel prevê
O procedimento descreve o caminho normal. A operação, na metade dos casos, usa o desvio. Quando o auditor observa o desvio e ele não está previsto em lugar nenhum, vira não conformidade — mesmo sendo a decisão mais sensata que a equipe podia tomar.
07
Documento guardado onde a equipe não alcança
Está no computador da coordenação, em uma pasta com acesso restrito. Quem executa nunca viu. O auditor costuma perguntar ao operador, não ao gestor — e a resposta "não sei onde fica" custa caro.
08
Registro que ninguém olha depois de preenchido
Formulário preenchido todo dia, arquivado, jamais consultado. Quando o auditor pergunta o que a empresa faz com aquela informação e a resposta é silêncio, fica evidente que o registro existe para a auditoria, não para a operação. Nesse caso a recomendação costuma ser eliminar o formulário, não melhorá-lo.
Quantas dessas você reconheceu?
Na visita de avaliação, o normal é encontrar de quatro a seis das oito. Empresas que nunca passaram por auditoria costumam ter todas — e ainda assim resolvem a maior parte em poucas semanas, porque a operação já funciona.
O relatório da avaliação lista as suas, com a estimativa de tempo de cada correção e a indicação do que a equipe consegue resolver sozinha.
A lista das suas lacunas sai em uma semana
Meio dia de visita, relatório escrito e a decisão sobre contratar o restante fica para depois.